■Gmailに全メールのバックアップをとっている。
これはGmailのPOP3のアカウント追加によるものではありません。
なぜなら、POP3として追加できるアカウント数は５つと限られていて、
６つ以上持っていると全ては登録できないからです。
だからといって、Gmailのアカウントを複数使用するのは
不便なのでしたくありません。
代替策として、使用している全てのメールアドレスに対して、
“届いたメールは全てGmailに転送させ、メールはサーバーに残す”
設定をしています。
迷惑メールも全てGmailにバックアップされています。
具体的な方法は、
メールサーバーに届いた時点で、Gmailに転送させます。
私は主に独自ドメインを使用してレンタルサーバーを利用し、
レンタルサーバーの機能にあるメールアカウントの設定で転送させています。
無料のメールアドレス（Gmail、Yahoo!等）でも、
受信したメールは○○のメールアドレスに転送し、メールはサーバーに残す
という設定ができれば、同様のことができます。
僕の場合は恐らく現時点での容量７GBを超えてしまうと思いますが、
いざとなったらストレージを購入する前提で使っているので気にしません。

■意識的に行うメールの閲覧、送受信は原則メーラーを使用する。
上記設定の、Gmailに転送し、”メールはサーバーに残す”により、
届いたメールは全てGmailに転送された上で、
メーラーでもGmailに転送されたものと同じメールが受信できます。
僕は「Becky!」を使用しています。
こちらは有料なので、無料で使うなら「Thunderbird」がおすすめです。

■メール送信時、BCCにGmailのメールアドレスを指定する。
これによって、メーラーで送信したメールは全てGmail上に
保存（バックアップ）されることになります。
また、絶対に紛失、手元にないと困るファイルがある場合には、
メールにそのファイルを添付してどこかに送信するだけで、
Gmail上に簡単にバックアップすることができます。
※実際には、BCCに自動記入されたGmailのメールアドレスを切り取り、
　Toに貼り付けて送信しています。

僕がメール管理でしているのはおおまかに言ってこれだけです。
おそらく僕はGmailでPOP3として登録できるアカウント数が無制限になっても、
この管理方法は続けると思います。